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Custos para realização de evento em São Paulo

Atualizado:

Planejar um evento requer muito cuidado para que os custos não ultrapassem o orçamento definido, e esse planejamento pode ser bastante difícil principalmente se você não está familiarizado com a cidade onde você está organizando o evento. Neste artigo, daremos uma estimativa aproximada dos principais custos envolvidos na organização de um evento na cidade de São Paulo.

Eventos envolvem uma variedade de gastos que precisam ser considerados pelos organizadores na fase de planejamento do mesmo. Seja para solicitação de recursos ou já tenha o orçamento definido para a organização do evento para seu cliente ou empresa, é importante entender as limitações e custos que você deve esperar caso esteja planejando uma conferência, seminário, feira de negócios, roadshows, lançamento de produtos ou até mesmo uma série de reuniões de negócios.

Preços de Recintos para Eventos Corporativos em São Paulo

Existe uma infinidade de locais para realização de eventos em cidades maiores, e em São Paulo você encontrará uma enorme variedade de recintos de todos os tamanhos e tipos, tornando a cidade o maior destino para eventos de negócios no Brasil.

Alguns desses locais, em sua maioria auditórios, podem ser reservados gratuitamente dependendo da natureza do seu evento. Geralmente esses recintos estão localizados dentro de universidades, empresas, ou espaços de coworking. Um exemplo de espaço gratuito, que coincidentemente é um dos melhores auditórios na região central de São Paulo, é o Auditório do Google Campus. Este auditório pode ser utilizado gratuitamente para sediar eventos que beneficiem e adicionem valor a comunidade local de startups. O prédio do Google Campus está convenientemente localizado próximo à Avenida Paulista, com ótimo acesso a transporte público.

Caso você esteja buscando por um espaço com foco mais corporativo, mas ainda simples, você deve calcular um investimento aproximado de R$ 2.000 por dia de aluguel de uma sala com espaço para 100 pessoas em local afastado da zona central da cidade. Este tipo de recinto geralmente está mobiliado com cadeiras e mesas, mas o aluguel de equipamentos de áudio e vídeo serão cobrados a parte.

Há diversos hotéis em São Paulo que oferecem espaços para eventos, sendo uma boa opção se você está buscando por uma região com melhor localização e mais sofisticada. Para uma sala de 100 lugares, você vai desembolsar um valor aproximado de R$ 7.000 por dia. Alguns hotéis permitem o uso das suas salas de reuniões como cortesia uma vez que o catering seja fornecido pelo próprio hotel.

Para eventos de grande porte que necessitam de mais estrutura como feiras e/ou conferências maiores, você provavelmente precisará recorrer a locais como o Expo Center Norte, São Paulo Expo, Bienal ou Transamérica Expo Center, que estão preparados como sediar eventos com capacidade de até 4000 participantes. Esses espaços são geralmente modulares, mas prepare-se para investir algo em torno de R$ 500.000 a R$ 1 milhão para um evento de 2 a 3 dias.

Resumo dos preços dos recintos para eventos em São Paulo

  • Local afastado do centro da cidade para 100 pessoas: R$ 2.000 por dia
  • Local em hotel para 100 pessoas: R$ 7.000 por dia
  • Local grande para feira ou congresso: Aproximadamente R$ 500.000 a R$ 1 milhão para um evento de 2 a 3 dias

Alimentação

Quando estiver planejando um evento com duração de um dia inteiro, como uma conferência, é recomendável planejar ao menos 2 coffee breaks, um pela manhã e outro no período da tarde, e o almoço. É também recomendado servir um welcome coffee, também conhecido como café da manhã de boas-vindas durante o credenciamento.

Existem diversas opções de catering disponíveis em todas as faixas de preços, e caso o recinto permita, é possível contratar opções com preços mais acessíveis junto a fornecedores externos. Coffee-breaks por exemplo, podem ser contratados por R$ 15 por pessoas para um evento de 100 convidados para um coffee break mais simples onde será servido duas variedades de bolos secos, um tipo de quiche, e algumas opções de bebidas como café, água e um tipo de suco. Um almoço simples, com pasta e salada custará por volta de R$ 50 por pessoa para um evento de 200 pessoas.

Alguns locais para eventos possuem regras mais restritas com relação a fornecedores para eventos e você poderá não ter muita flexibilidade na escolha de empresas para catering diferentes das pré-selecionadas pelo administrador do espaço. Neste caso, os preços geralmente serão mais altos, com os coffee breaks em torno de R$ 30 por pessoa por um coffee break básico. Preços de almoço ou jantar dependerão muito do local escolhido, mas as opções mais econômicas de menus custarão por volta de R$100 por pessoa.

Se você planeja um coquetel para seus convidados, nós sugerimos que calcule R$ 40 por participante para algumas opções canapés, mais R$ 70 para um open bar incluindo refrigerante, água, cerveja, vinho, sucos e destilados. Estes valores são geralmente cobrados por hora de serviço.

Todos esses valores já incluem os impostos.

Resumo dos preços para catering em eventos em São Paulo

  • Coffee break simples econômico: R$ 15 por pessoa
  • Almoço ou jantar simples econômico: R$ 50 por pessoa
  • Coffee break básico em hotel: R$ 30 por pessoa
  • Almoço ou jantar básico em hotel: R$ 100 por pessoa
  • Coquetel incluindo vinho e destilados: R$ 110 por pessoa por hora

Palestrantes

Se você está organizando uma conferência ou seminário e precisa determinar um line-up de palestrantes, você provavelmente precisará convidar algumas pessoas de destaques para o seu evento. O custo para se ter palestrantes de peso em seu evento varia muito, e se você tiver muita sorte e uma boa rede de contatos, é possível conseguir um line-up de palestrantes excelente sem custo algum. Porém, se você está buscando um auditório lotado com uma audiência pagando ingressos caríssimos, você encontrará palestrantes que cobram até R$ 650.000 por palestra.

Marketing do Seu Evento

Design do site, gerenciamento de mídias sociais, e-mail marketing e integração do site podem ser contratados separadamente ou como uma unidade integrada, dependendo da sua verba para contratar uma agência para gerenciar todos esses aspectos e o nível de competência que você, como um organizador de eventos, possui dentro de sua equipe. Como referência, os honorários cobrados por um assessor de imprensa giram em torno de R$ 1.500 por dia.

Uma solução excelente e repleta de recursos para marketing de eventos otimizada tanto para eventos no Brasil quanto internacionais é a Hula Events. O sistema da Hula Events fornece uma opção totalmente hospedada para sites completos para seus eventos por R$ 3.900. A Hula Events conta também com uma solução gratuita sem licença com que cobrirá as necessidades básicas de vários organizadores de eventos. As funcionalidades oferecidas pela plataforma incluem:

  • Site customizável para seu evento
  • Sistema de gerenciamento de conteúdo
  • E-mail marketing
  • Sistema de credenciamento customizável
  • Funcionalidades para geração de relatórios
  • Integração de e-mail
  • Galeria de fotos e vídeos
  • Integração com mídias sociais

Decoração

É difícil dar uma estimativa de valores para decoração de um evento, uma vez que cada um possui necessidades muito específicas, que podem incluir flores, têxteis, iluminação, efeitos nos palcos, etc.

Decorações como arranjos de flores e plantas tendem a ser bastante caros. Dependendo do nível de sofisticação e tamanho do recinto que você deseja decorar, você deve esperar um gasto entre R$ 15.000 a R$ 20.000 apenas em arranjos de flores, enquanto a locação de um apenas um vaso com uma palmeira pequena pode chegar a R$ 200 por dia.

TI, Iluminação e Equipamentos de Áudio e Vídeo

A maioria dos locais para realização de eventos não fornecem computadores e equipamentos de áudio e vídeo como parte do contrato de locação e quando o fazem, são oferecidos de forma limitada. Esse tipo de equipamento geralmente é alugado separadamente, e alguns dos recintos fornecerá uma lista de empresas cadastradas que poderão acessar o espaço para instalação e manutenção dos equipamentos durante o evento. Você encontrará alguma variação de preço na locação dos equipamentos, mas em linhas gerais, os valores abaixo podem ser utilizados como uma referência para elaborar o orçamento do seu evento:

  • Computador desktop: R$ 250 por dia
  • Notebook: R$ 140 por dia
  • Mesa de som com 32 canais, incluindo equalizador e 6 caixas de som: R$ 4.500 por dia
  • Canhão seguidor: R$ 940 por dia
  • Refletor fresnel: R$ 190 por dia
  • Refletor setlight: R$ 100 por dia
  • Refletor Par LED:: R$ 100 por dia
  • Impressora multifuncional: R$ 175 por dia
  • Scanner óptico: R$ 240 por dia
  • Microfone com fio: R$ 75 por dia
  • Microfone sem fio: R$ 100 por dia
  • Microfone de lapela: R$ 120 por dia
  • Microfone gooseneck: R$ 120 por dia
  • Televisão 42” LCD ou plasma: R$ 300 por dia
  • Televisão 50” LCD ou plasma: R$ 430 por dia
  • Projetor multimídia 8000 ANSI Lumen: R$ 1500 por dia
  • Tela branca com tripé com dimensões 3,15 m x 4,20 m: R$ 375 por dia
  • Geladeira 240L: R$ 320 por dia
  • Cafeteira: R$ 700 por dia
  • Equipamento para serviços de tradução: R$ 3.200 por dia para 100 fones de ouvido, cabine com isolamento acústico e radiotransmissor.

Mobiliário

Dependendo do local e do evento que você está planejando organizar, você não precisará se preocupar com aluguel de móveis pois o local fornecerá alguns móveis mais simples e básicos como cadeiras e mesas. Porém, se você necessita de mais móveis ou se o recinto não é mobiliado, seguem aqui alguns valores estimados para a locação diária de móveis básicos que talvez você necessite para seu evento:

  • Cadeira simples: R$ 10
  • Mesa grande: R$ 100 a R$ 200
  • Mesa pequena: R$ 35
  • Poltrona: R$ 50
  • Vaso com palmeira pequena: R$ 200
  • Carpete (por metro quadrado): R$ 10
  • Sofá de 3 lugares: R$ 300
  • Balcão para recepção com prateleiras e portas com dimensões 1m x 0,5m x 1m: R$ 150
  • Cortinas (4 peças com tamanho 2,70m x 3m): R$ 60

Sinalização, Banners e Displays

Se sinalização e banners são parte importante para seu evento, você deverá evitar a importação dos mesmos e realizar a impressão no Brasil para reduzir o risco de pagar impostos e, no pior dos casos, ter os itens retidos na alfândega por diferentes motivos quando estiver tentando trazê-los ao país. Para sua referência, um banner impresso em lona com tamanho 60 x 500 cm custa aproximadamente R$ 90, uma bandeira no tamanho 90 x 128 cm impresso frente e verso custa R$ 150, uma torre com 4 displays no tamanho 45 x 194 cm custa R$ 330 e um wind banner com dimensão 98 x 290 cm custa R$ 700.

Se você procura por um balcão pop-up impresso simples, você irá gastar aproximadamente R$900 por peça se for impresso e entregue em São Paulo. Um banner vertical em lona tamanho 100 x 400 cm, sem o tripé, custa aproximadamente R$ 320.

Resumo dos preços para sinalização, banners e displays

  • Banner em lona impresso 60 x 500 cm: R$ 90
  • Bandeira impressa frente e verso 90 x 128 cm: R$ 150
  • Torre com 4 displays 45 x 194 cm: R$ 330
  • Wind banner 98 x 290 cm: R$ 700
  • Balcão pop-up impresso simples: R$ 900
  • Banner vertical em lona tamanho 100 x 400 cm, sem tripé: R$ 320

Entretenimento

Alguns tipos de eventos necessitam de mestre de cerimônias, cantor / DJ, ou outro tipo de entretenimento para manter a audiência concentrada em seu evento. Os preços para entretenimento variam muito dependendo do tipo de atração que você deseja contratar, e podem consumir desde algumas centenas de reais a uma grande porção do seu orçamento.

Apresentamos aqui alguns valores médios cobrados por profissionais na área de entretenimento:

  • DJ com equipamento: R$ 2.200
  • Mestre de cerimônia: Mínimo de R$ 1.600 por 6 horas
  • Mágico: R$ 320 por hora de show
  • Banda: A partir de R$ 1.500 por show
  • Show de fogos de artifício: De R$ 1.000 a R$ 10.000

Todos esses valores não incluem custos de transporte e refeições.

Arrecadação para o ECAD

Se o seu evento envolve algum tipo de reprodução de música, ao vivo ou pré-gravada, você deverá pagar os direitos autorais ao Escritório Central de Arrecadação e Distribuição, conhecido como ECAD. A cobrança dependerá do evento, então é necessário contatar o escritório local do ECAD para verificar os custos para seu evento com a playlist das músicas que você pretende utilizar em seu evento.

Materiais Impressos e Brindes

A quantidade de materiais impressos entregues em eventos no Brasil tem seguido a tendência mundial, com uma redução significativa nos últimos 10 anos. Porém, em algumas indústrias, você ainda encontrará a utilização de convites impressos e mala direta para promover feiras e reuniões, principalmente em indústrias mais tradicionais como a naval, aeronáutica, logística, maquinário pesado, etc. Para enviar 1.000 malas diretas tamanho A4 usando o serviço dos Correios, você irá desembolsar R$ 1.700.

Pela dificuldade de transporte, risco de ser taxado e ter o material preso na alfândega, muitas empresas acabam por imprimir o material no local, principalmente as brochuras. O preço para impressão de um livreto de 16 páginas em São Paulo é de R$ 800 para 100 cópias, por exemplo.

Para congressos e reuniões, crachás são itens essenciais e geralmente representam uma parte relativamente pequena do orçamento do evento. Se o seu orçamento é baixo, o custo da impressão de 500 cópias de crachás em papel com dimensões 10 x 14 cm é de aproximadamente R$ 300, incluindo um cordão simples. Se o orçamento é um pouco mais flexível e você pode bancar crachás em PVC, você pagará mais ou menos o dobro do preço dos crachás de papel.

Canetas e blocos de notas personalizados são brindes comuns e acessíveis em eventos, e podem ser encomendados em São Paulo por R$ 80 por 50 canetas, e R$ 500 por 100 blocos de notas no tamanho A5.

Resumo dos preços para materiais impressos e brindes

  • 1.000 cópias de mala direta entregues via Correios: R$ 1.700
  • 100 livretos impressos A4 com 16 páginas: R$ 800
  • 500 crachás 9 x 13 cm impressos em papel 300g: R$ 300
  • 500 crachás 9 x 13 cm impressos em PVC: R$ 600
  • 100 canetas de metal personalizadas: R$ 160
  • 100 blocos de notas A5 personalizados: R$ 500

Tradução Simultânea para Eventos

Dependendo da indústria, localização e do tipo do evento que você está planejando organizar, você deverá avaliar a necessidade de contratação de intérpretes caso você convide palestrantes que não falem português. Em eventos de tecnologia, por exemplo, os brasileiros geralmente estão mais habituados a participar de eventos onde a língua inglesa é utilizada, porém em agricultura você terá mais dificuldade em encontrar pessoas que se sintam à vontade em se comunicar em inglês.

Apesar de falantes de inglês serem encontrados em algumas das indústrias, a maioria dos brasileiros entenderão um pouco de espanhol devido às similaridades com o português, mas provavelmente não conseguirão manter um diálogo mais formal em um ambiente de negócios. Para outras línguas é essencial contratar um intérprete.

Congressos, seminários e reuniões são exemplos típicos de eventos onde são contratados serviços de intérprete e tradução para assegurar que todos os convidados conseguiram compreender as palestras e interagir.

Os custos dos serviços de tradução simultânea são geralmente divididos em duas partes: mão de obra e aluguel de equipamento. Para um evento de 5 horas realizado em São Paulo, com 2 intérpretes profissionais inglês-português, os custos serão de aproximadamente R$ 3.500. Se você planeja gravar ou fazer o streaming do evento, você deve calcular um adicional de 30% sobre este valor a título de copyright.

O aluguel de equipamento para uma plateia de 100 participantes, incluindo fones de ouvido, cabine do tradutor e sistema de rádio é de aproximadamente R$ 3.200 por dia.

Resumo dos preços para tradução simultânea

  • Intérpretes: R$ 3.500 para um evento de 5 horas
  • Aluguel de equipamento: R$ 3.200 por dia para 100 fones de ouvido, cabine com isolamento acústico e rádio transmissor

Taxas para a CET

Se o seu evento é grande ou se for organizado em um local que pode causar interrupção ou agravamento do trânsito, você será obrigado a pagar uma taxa para a Companhia de Engenharia de Tráfego, conhecida como CET. Esta taxa cobrirá o gerenciamento do trânsito antes, durante e após o evento. A taxa variará de acordo com o tamanho do evento, onde ele será organizado e sua duração.

Se o seu evento exige o recolhimento da taxa junto ao CET no município de São Paulo, esta taxa variará entre R$ 100 para um evento de pequeno porte até R$ 10.000 para eventos de corporativos maiores.

Fotografia e Filmagem

Muitos organizadores de eventos optam por transmitir seus eventos e gravar suas conferências e palestras, e se você está planejando fazer o mesmo para seu evento, serviços prestados on-site custam aproximadamente R$ 3.000 em São Paulo. Neste valor estão inclusos a gravação do evento, edição e projeção, mas exclui o serviço streaming do evento.

Um fotógrafo freelance profissional cobrará mais ou menos R$ 2.000 para cobrir um dia inteiro de evento, com aproximadamente 300 fotos.

Resumo dos preços para fotografia e filmagem de eventos

  • Gravação do evento para transmissão: R$ 3.000
  • Fotógrafo: R$ 2.000 por dia

Equipe Adicional para Eventos

Algum suporte adicional é geralmente necessário temporariamente durante o evento, seja um recepcionista, garçom ou um coordenador para o evento. Aqui estão os valores aproximados de remuneração que você deve calcular caso você esteja planejando um evento em São Paulo:

  • Garçom: R$ 275 por dia
  • Coordenador de eventos: R$ 1.100 por dia
  • Recepcionista bilíngue: R$ 500
  • Motorista de estacionamento valet: R$ 300
  • Tradutor: aproximadamente R$ 100 por 1000 palavras

Segurança em Eventos em São Paulo

Serviços de segurança são essenciais e na maioria das vezes não são oferecidos pelo espaço de eventos, portanto este serviço deve ser contratado pelo organizador do evento separadamente. Existem muitas empresas que oferecem serviços particulares de segurança e é necessário ter uma empresa de segurança envolvida em todos os passos do evento, desde a montagem dos stands até a desmontagem. O tamanho do evento determinará o tamanho da equipe necessária e consequentemente o preço, mas você deve calcular mais ou menos R$ 200 por segurança por dia.

Se você estiver participando de uma feira com seu stand, é provável que o organizador da feira forneça serviços de segurança apenas para as áreas comuns como os halls, áreas de credenciamento, etc. Porém, o espaço do stand propriamente dito não contará com seguranças e caso você necessite, será necessário a contratação separadamente.

Uma brigada profissional no local, incluindo um bombeiro civil é exigida no município de São Paulo para alguns eventos, principalmente para os que envolvem milhares de participantes. A equipe da brigada de incêndio custará aproximadamente R$ 250 por brigadista por um turno de 12 horas.

Resumo dos custos de segurança para eventos

  • Equipe de segurança: R$ 200 por segurança por dia
  • Equipe da brigada de incêndio: R$ 250 por bombeiro por turno de 12 horas

Energia Elétrica e Geradores de Emergência

Energia elétrica já está inclusa na maior parte dos recintos para eventos corporativos, mas você deve estar atento ao fato de que nem todos os espaços possuem geradores de emergência. Ter geradores à diesel é recomendado, principalmente se você está planejando o seu evento para épocas chuvosas (entre outubro e abril), quando há um risco maior de tempestades que podem causar interrupções no fornecimento de energia.

O aluguel de geradores à diesel é fortemente recomendado, e o preço aproximado em São Paulo é de R$ 1.900 por dia.

Internet e Telefonia

A disponibilidade de serviços de internet dependerá do local escolhido. Em locais menores, o acesso à internet pode já estar incluso no aluguel do local do evento, mas em recintos maiores, precisam ser contratados separadamente de terceiros. Essas empresas costumam prover uma série de serviços de telecomunicações, mas cobram algo em torno de 10 a 20 vezes o valor de mercado de uma conexão corporativa pela mesma velocidade.

Serviços de Limpeza

Se serviços de limpeza não estão incluso no contrato de locação do local para eventos, você irá desembolsar mais ou menos R$ 200 a 250 por profissional por um turno de 10 horas, incluindo todo o material de limpeza. Existem várias empresas especializadas em limpeza disponíveis no mercado, e a maioria dos locais para eventos poderá te fornecer uma lista de fornecedores recomendadas para este serviço.

Estacionamento

As opções de estacionamento variarão de acordo com o local escolhido para seu evento. Para carros de passeio em locais dedicados a eventos maiores, o valor aproximado é de R$ 45 por um período de 12 horas, e para caminhões, ônibus e vans, o valor é de R$ 100 por dia. Expositores poderão ter acesso a cartões de estacionamento especiais durante o período de montagem e desmontagem que oferecem tarifas melhores. Locais menores geralmente não possuem estacionamento próprio.

Resumo de valores de estacionamento em recintos de eventos em São Paulo

  • Carros de passeio: R$ 45 por um período de 12 horas
  • Caminhões, ônibus e vans: R$ 100 por dia

Banheiros e Abastecimento de Água

Dependendo das necessidades do seu evento e do local escolhido, você precisará de abastecimento de água adicional para o seu evento. Alguns locais possuem abastecimento muito limitado para o tamanho do recinto, e poucos ou nenhum banheiro disponível.

Caminhões pipa podem ser contratados para reabastecer a caixa d’água, se ela estiver disponível no local. Neste caso, a água pode ser adquirida por um valor aproximado de R$ 25 por 1000L.

Banheiros químicos podem ser locados por R$ 350 por dia, banheiros com cabines individuais com sistema hidráulico por R$ 475 por dia, e um container móvel integrado com 4 cabines, 2 pias, ar condicionado, banheiro acessível custará R$ 7.250 por dia.

Resumo de valores de banheiros e água

  • Reabastecimento de água: R$ 25 por 1.000L
  • Banheiros químicos: R$ 350 por dia
  • Banheiros com cabines individuais com sistema hidráulico: R$ 475 por dia
  • Container móvel integrado com 4 cabines e pias: R$ 7.250 por dia

Pintura do Local do Evento

Alguns locais para realização de eventos, como a Bienal de São Paulo, exigem que o organizador do evento pinte o pavilhão após o evento. Essas exigências são rigorosas e incluem o tipo de tinta e a marca a ser utilizada. O recinto precisa ser pintado por completo, do chão ao teto. Outros locais como hotéis e a maioria dos outros centros de conferência não possuem esse tipo de exigência.

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